e-Arxiv

İşləmə

e-Arxiv, adındakı yanlış anlayışın əksinə olaraq, e-faktura sisteminin daha geniş istifadəli yeni bir versiyası kimi düşünülməlidir. Ənənəvi faktura sistemindəki surətlər aradan qalır, əsli yenə də çap edilə bilər və ya e-poçt ilə göndərilə bilər. ‘Arxiv’ adı da elektronika olaraq faktura surətinin saxlanmasından gəlir.

e-Faktura mükəlləfləri öz aralarında yalnız e-faktura sistemini istifadə edirlər, e-arxiv sistemini mütləq istifadə edə bilməzlər.

e-Faktura Sistemindən Fərqi

e-Faktura sistemindən ən vacib fərqi tək yönlü olmasıdır. e-Arxivə tabii olan mükəlləflər eyni zamanda e-faktura mükəlləfi də olmalı olurlar, çünki e-faktura mükəlləflərinin aralarında e-faktura zəruriliyi vardır, buna görə e-arxivə tabii bir firmaya heç bir firma e-arxiv tərtib edə bilməz.

e-Arxiv, istehlakçıları da əhatə etdiyi üçün çox daha geniş bir istifadə sahəsinə təsir edir. e-Faktura mükəlləfi olmayan şirkətlərin və ya şəxslərin hamısına e-arxiv tərtib edilir. Beləliklə, e-arxivə keçən bir firmanın ənənəvi matbu fakturalarla heç bir işi qalmaz.

e-Arxivin işləməsində çox vacib bir fərq də, verilənlərin yalnız xüsusi inteqratora göndərilməsi, anlıq olaraq GİB-ə və yaxud mükəlləfə göndərilməməsi, daha sonra GİB-ə hesabat kimi topluca göndərilməsidir. Bu göndərmədə məhsul sətirləri olmur, yalnız faktura tarixi, nömrəsi, cəmləri kimi başlıq məlumatları olur.

GİB-ə Hesabat

e-Arxiv fakturaları, xüsusi inteqrator sistemində, ən gecə növbəti ayın 15-nə qədər GİB-ə hesabat edilməlidir. Bu baxımdan KDV bəyanatına bənzəyir. Fakturaların ERP tərəfindən müəyyən bir dövrdə xüsusi inteqratora göndərilməsi kifayətdir. Çox sayda faktura göndərimi səbəbindən xüsusi inteqrator və ERP arasında hazırladığımız uzlaşma modulü olduqca vacibdir.

e-Arxiv Sisteminin Çərçivəsi

e-Arxiv sistemi, fakturaların yaradılması, saxlanması və hesabatı ilə məhduddur, hər zamanki kimi məzmunu, ardıcıllığı, tarixi qaydalarına görə VUK-un bağlayıcılığı söz konusudur. Xüsusi inteqratorla aparılan işlər tamamilə xidmət alan və verən iki şirkətin arasında texniki işlərdən ibarətdir, e-arxiv prosesinin heç bir bağlayıcılığı yoxdur.

Əvvəlcə qəribə görünsə də, e-poçt ilə göndərmə yayıldıqca, fakturaların çap edilməsi və kargo ilə çatdırılması kimi əməliyyat-zaman xərcləri aradan qalacaqdır. Bunu tamamlamaq üçün, e-irsaliye layihəsinin də hazırlandığını bildirmək istəyirik.

Təhsil Şart :)

Mövzuya tabii olan firmalar üçün belə çox az bir bilgi yayılması problemi varkən, mövzunu izləməyə məcbur olmayan, özünü izləməyə məcbur hiss etməyən, lakin faktura alan müəssisələr və şəxslərin uyğunlaşması vaxt alacaq görünür. Xüsusilə kassa başında çox vacib bir zaman sərf ediləcək, bəzi gərginliklərin yaşanacağını indidən deyə bilərik. Kassirler başta olmaq üzere bütün şirkət əməkdaşlarının, əslində hər yeni prosesdə olduğu kimi, ciddi şəkildə məlumatlandırılması, tipik suallara necə cavab verəcəklərinin hazırlanması son dərəcə vacibdir.

Faktura Mənbələri

Üç fərqli mənbə üçün fərqli verilənlər və dizayn xüsusiyyətləri söz konusudur.

• ERP
• E-Ticarət
• POS Kassa

Fərqli tətbiqlər olsa da, pərakəndə üçün geniş yayılmış bu üç mənbədən gələn fakturaların hamısı ERP tərəfindən xüsusi inteqratora göndərilir. Bu mənada bütün proses ERP tərəfdən layihələndirilir və idarə edilir. Dizayn fərqlilikləri, serial nömrələrinin idarə edilməsi, axtarış-görüntüleme-çap imkanları kimi kritik məsələlər DerinSİS tərəfdən həyata keçirilir.

ERP

Standart faktura məlumatları, e-arxiv fakturasına olduğu kimi əks etdirmək durumundadır. E-Arxiv loqolu çıxışın anlıq olaraq çap edilməsi tələb olunmayan hallarda (cash&carry, pos kassa kimi), faktura qeydinin yaradılması kifayətdir, göndərmə daha sonra mühasibatlıq tərəfindən e-arxiv idarəetmə modulunda həyata keçirilə bilər. E-Ticarət mənbəli fakturalar da oxşar şəkildə işlənir, lakin fərqli məlumatların saxlanması tələb olunur.

Fakturanın çıxış olaraq və ya e-poçt olaraq təslim edilməsi üçün bir seçim təklif edilir, həmçinin cari kartda bir əvvəlcədən seçim təklif edilir. Beləliklə, daim e-poçt işlənəcək carilərdə daha sürətli bir işləmə əldə edilə bilər.

E-Ticarət

E-Ticarətə məxsus zəruri sahələr, əməliyyat tələb etdiyi üçün saxlanması lazım olan məlumatlardır, lakin e-ticarət sistemi və ERP arasındakı inteqrasiya baxımından əhəmiyyətli dəyişikliklər gətirir. Əslində hazırda gündəmdə olan zəruriliyi tamamilə e-ticarətdən qaynaqlanır. E-poçt alınması zəruridir, fakturalar poçt yolu ilə göndəriləcək, çıxışa qətiyyən ehtiyac yoxdur. Sifarişlə birlikdə alınacaq bu məlumatlar fakturaya köçürülərək xüsusi inteqratora çatdırılmalıdır:

• · Satışın reallaşdığı veb-sayt URL’ii
• · Kargo firması məlumatları
• · Müşteri e-poçt məlumatları
• · Ödəniş tipi

Bu səbəblərə görə, e-ticarət API-lərinin və ERP inteqrasiyalarının ciddi şəkildə ələ alınması lazımdır. E-ticarət bazarında geniş yayılmış zəif xidmət alma münasibətləri səbəbindən, bu mövzu mükəlləfləri daha da zorlayacaq görünür.

POS Kassa

E-faktura olduğu kimi POS kassalarda faktura işləməsi e-arxivdə də yenə də əhatə xaricində qalır və sonradan həllər gətirilməyə çalışılır. Əvvəlcə qaytarma anlayışının olmadığını vurğulayaq, bu ERP tərəfindən yaradılan fakturalar üçün də keçərlidir. Kassalardakı aparatların məhdud strukturu və satış sürəti ehtiyacı, bəzi qaydaların dəyişməsinə səbəb oldu. Yaradılan elektron fakturanın eynən eyni çıxışının verilməsi zəruriliyi, nöqtə vuruşlu yazıcılar səbəbindən esnəmiş oldu. İndi klassik faktura çıxışı, e-arxiv loqosu olan bir A4-ə (və ya kassaya uyğun kağıza) istifadə edilərək e-arxiv əldə edilmiş sayılır. Təbii ki, bunun şərti, elektron faktura görüntü dizaynının kassa çıxışına bənzədilməsidir. Sıralı olaraq yaradılan bir nömrənin də çap edilməsi, digər kritik zəruriliyidir.

Bəzi kassalar bu nömrəni, xüsusi inteqratorla satış zamanı online olaraq quracaqları bir bağlantı ilə alıb çap etməyi qurguşdurur. Seriyasının təkrarlanmadan və sıralı olaraq düzgün istifadə edilməsi kifayətdir, əslində belə bir online bağlantı ehtiyacı yoxdur. Nömrələndirmə xüsusi inteqrator tərəfdən edilə bilər, biz xüsusilə DerinSİS’də edərək, serial idarəetmə ilə çox vacib bir elastiklik təmin edirik.

‘Bilgi Fişi’

Bunun xaricində, pos kassa fiş yazıcısından çıxan ayrı bir ‘bilgi fişi’ verməyə məcburidir və bu çıxış əslində faktiki olaraq e-arxiv çıxışından daha vacib bir funksiyaya malikdir. E-arxiv qanuni məlumatları ehtiva edərkən, bilgi fişində həm məhsul-qiymət kimi bütün məlumatlar eynən təkrar edilir, həm faktura nömrəsi olur, həm də CRM-kampaniya-bilgiləndirmə kimi səbəblərə görə hər növ mətn-məlumatlar olur. Müşterinin e-poçt istəməsi halında və ya e-arxiv çıxışının verilmədiyi/verilmədiyi hallarda müştərinin əlindəki yeganə sənəd olur.

Məsələn, yuxarıdakı online nömrə alma ssenarisində bağlantı anlıq qurulmazsa, yalnız bilgi fişi çıxacaq, yenə də ERP bu fakturanı özü nömrələyib e-arxiv olaraq xüsusi inteqratora çatdıracacaq və çıxış-göndərmə əməliyyatları layihədəki işləməyə uyğun olaraq davam edəcəkdir.

Sürekli dəyişiklik və esnəmə olan işləmədə ən aktual informasiya (qırmızı loqo rəngi səbəbindən yaxın zamana qədər rəngli yazıcı zəruriliyi də var idi, xoşbəxtlikdən indi aradan qalxdı), pos kassalarda yalnız bilgi fişinin kifayət edəcəyi yönündedir. Bu vəziyyət, yeni ÖKC-lər baxımından da bir inqilab daha yaradır, faktura yazıcılarına belə ehtiyac qalmır. Tamı ERP-də nömrələnərək inteqratora göndərilə bilər.

Yönetim Modülü

Tüm göndərmə əməliyyatları, ləğv və silmə əməliyyatları, serial idarəetmə, sorğu-axtarış-görüntüleme əməliyyatları, e-arxiv idarəetmə modulundan həyata keçirilir. Mənbələrinə görə 3 fərqli sekmede, göndərilməmiş fakturalar siyahıya alınır, seçilir, dizayn xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq xüsusi inteqratora göndərilir.

Yaranan elektron faktura PDF olaraq müvafiq fakturaya bağlanaraq saxlanıla bilər və istənildikdə görüntülenib çap edilə bilər. Serial idarəetmə sayəsində, fərqli tarixlərə görə seçilmiş fakturaların göndərilmişlərdən asılı olmayaraq sıralı göndərimi təmin edilə bilər.

Faktura Seriyaları

DerinSİS standart faktura tipləri üzrə seriyalar təklif etdiyi kimi, e-ticarətə məxsus olaraq fərqli bir seri daha, kassa sistemində nömrələnməmiş pos kassalar üçün tamamilə ayrı bir seri daha istifadə edilə bilər.

Ləğv və Silmə

İnteqratora göndərilmiş, lakin GİB-ə hesabat edilməmiş fakturalar silinə bilər. GİB-ə hesabat edilmiş e-arxiv fakturası yalnız ləğv edilə bilər. İdarəetmə modulunda, yetki asılı olaraq bu əməliyyatlar həyata keçirilə bilər. Bu mənada, əməliyyat baxımından ləğv və silmə yetkilerinin müvafiq faktura modullarında tamamilə aradan qaldırılması məqsədəuyğundur. Tarixi sərhədlər baxımından VUK-un əsas alınması və əməliyyatların aparılması tövsiyə edilir.

Uzlaşma

Uzlaşma əməliyyatında, inteqratoradan alınan ilkin hesabat çıxışı DerinSİS’ə yenidən yüklənə bilər, çox sayda faktura sayısına baxmayaraq fərqli səbəblərə görə ola biləcək uyğunsuzluqlara qarşı kritik bir nəzarət təmin edilir.

Göndərilməmiş e-poçt üstünlüklü fakturaların e-poçt xidmətinin alındığı nöqtədə siyahıya alınması da vacib bir xidmət addımıdır. E-poçtların müştərilərdən düzgün şəkildə alınması da sonrakı problemləri azaldacaqdır.

POS Satışları

Satış Aktarımları

Satış aktarımlarında, e-arxivə tabii olan fakturaların ayrılması və inteqratora göndərilməsi üçün lazım olan bütün məlumatlarla saxlanması lazımdır. POS satış dövriyyəsinin bölünməməsi adına, indiyə qədər olduğu kimi Z hesabatının içində qəbul edib, real fakturalar şəklində köçürülməyə bilər, Ba-Bs hesabatları, açıq hesab işlənmiş carilərin bütövlüyü kimi elementləri əsas götürərək ayrı-ayrı fakturalar şəklində də köçürülə bilər. Bəzi kassaların e-arxiv həllərini hələ təklif etməmələri səbəbindən, kassalarda irsaliye kəsilməsi, bunların ERP’ye irsaliye olaraq köçürülməsi və fakturalandırılaraq e-arxiv şəklində göndərilməsinə də hazır olunmalıdır.

Mağaza Kassası

Kassir təhvil-təslimləri, yerli xərclər və mərkəz hesablarına çıxışların idarə edildiyi Mağaza Kassası modulunda, yuxarıdakı aktarma ssenariyalarına uyğun olaraq e-arxiv fakturalarının ayrıca siyahıya alınması, detallarının görüntülenmesi və lazım olduqda çap edilə bilməsi lazımdır.

E-Ticarət İnteqrasiyası

Sifarişlə birlikdə alınacaq bu məlumatlar fakturaya köçürülərək xüsusi inteqratora çatdırılmalıdır:

• · Satışın reallaşdığı veb-sayt URL’i

Getdikcə yayılan birden çox domainlərdə satışın həyata keçirilməsi halında, hesabat məqsədləri üçün ERP tərəfdən sayt adı bir şəkildə qeyd edilməyə çalışılır. E-Arxiv ilə birlikdə bunun daha strukturlaşmış bir həllinə ehtiyac duyulur. Satış edilən URL-ləri xüsusi bir təyinat cədvəlində saxlayaraq, API-də bu məlumatın uyğunlaşdırılmasını gözləyirik.

• · Kargo firması məlumatları

Sadə bir qısa addan öte, firmanın tam adı, vergi nömrəsi kimi məlumatlar lazım olduğu üçün, daha strukturlaşmış şəkildə saxlanması lazımdır. DerinSİS’də kargo firmasına aid cari ID’si sifarişlə birlikdə saxlanılır. E-Ticarət API’sində bu ID’nin uyğunlaşdırılmasını gözləyirik.

• · Müşteri e-poçt məlumatları

Müştərinin istəyinə bağlı olaraq yazılı çıxış mövzusu, e-ticarət üçün zəruriliyi yoxdur. Bu səbəbdən e-poçt ünvanının alınması zəruri və poçt yolu ilə göndərilməsi, öhdəliyin yerinə yetirilməsini təmin edir.

• · Ödəniş tipi

Ödəniş məbləğləri ətraflı olaraq gözlənməsə də, fakturaya bağlı edilən ödəniş adlarının saxlanması və ötürülməsi lazımdır.

Bu səbəblərə görə, e-ticarət API-lərinin və ERP inteqrasiyalarının ciddi şəkildə ələ alınması lazımdır. E-ticarət bazarında geniş yayılmış zəif xidmət alma münasibətləri səbəbindən, bu mövzu mükəlləfləri daha da zorlayacaq görünür.