Sayım İdarəetmə

Sayım prosesi, insan əməsinə və diqqətinə əsaslandığı üçün sistem işləməsinin xaricində bir çox xüsusiyyət daşıyır. İdarəetmə mövzuları və diqqət edilməli olan məqamlar üçün 'Merak Etdikləriniz' bölməmizdə kömək edə biləcək təcrübələrimizi nəzərdən keçirə bilərsiniz.

Sayım prosesi, əl terminali və kompüter olaraq iki mühitdə həyata keçirilir. Derinus uzaq erişim üzərindən verilən bazasına onlayn olaraq bağlı işləyir, hər hansı bir ötürmə tələb etmir. Sayım hazırlığı, sayma prosesi, nəzarəti və təsdiqi olaraq 4 addımda həyata keçirilir.

DerinSİS'də Tətbiq Edilə Bilecek Sayım Ssenariləri
 Tam mexanik sayımlarda, təsdiqləmə ilə birlikdə sayılmayan məhsullar sıfırlanır. Digərlərinin stok sayı sayım sayısına bərabərlənir.
 Bir qrup məhsul sayımında, məhsul seçicidə sayılan qrup təyin edilir və sayım olmayıp bu qrupda olanlar sıfırlanır. Buna görə məhsul seçicidən göstərilən məhsul qrupu həqiqətən sayılan məhsullara uyğun olmalıdır. Məsələn, bir markanın, kateqoriyanın tamamını saymaq lazımdır.
 Minus stok sayımında da, təsdiqləmə ilə birlikdə, stoğu minus olan və sayılmayanların sıfır olduğu qəbul edilir. Buna görə minus stokların tamamının yaxşı araşdırıldığından əmin olunmalıdır.
 Sistem siyahısı sayımında, müəyyən bir məqsəd üçün sistem sayım siyahıları yaradır. Bu məhsulların sayılması təmin edilir. Məsələn, hər gün fərqli 25 məhsul sistem siyahıya alır. Bahalı məhsullar, çox satılan məhsullar və s. kimi bir məntiq üzərindən siyahılar avtomatik yaradılır. Mağazalar sayım edir və mərkəz nəticələri nəzərdən keçirir.

Sayım Prosesinin Əsas Addımları

1. Hazırlıq: Fiziki və sistemli olaraq hazırlıqlar edilməlidir. Dominant sayımlar xaricində personalın məlumatlandırılmasına önəm verilməlidir.

2. Sayma Prosesi: Son bağlanma saatindən, növbəti satışın başlanmasına qədər və bir dəfə tamamlanmalıdır.

3. Sayımın Nəzarəti və Müqayisəsi: Sayımın özü nəzarət edilməli və sayım səhvləri düzəldilməlidir. Sayılmayan məhsullar hesabatlanmalı, sayılan məhsulların hesabatlarında say, qiymət və məbləğ sıralamaları edilərək, açıq səhvlər asanlıqla tutulmalıdır. Daha sonra sayım və stok müqayisələri edilir.

4. Sayımın Təsdiqi: Sayım tarixindən geriyə doğru sənəd girişi edilmir, edilməsi zəruri olarsa sayım nəticəsini dəyişdirməmək üzrə sayım sənədlərində də düzəliş edilməlidir. Bunun üçün Sistem İdarəetməsindəki tarixi ayarlar verilərək nəzarət təmin edilə bilər.

1.Tam Mexanik Sayımlar üçün Tövsiyələr

Fiziki olaraq saymağa başlamadan əvvəl, rəflərdə və anbarlarda hazırlıqlar edilməlidir. Məhsulların saxlanma şərtləri saymaya uyğun hala gətirilməlidir. Fərqli yerlərə dağılmış olan məhsullar mümkünsə eyni sahəyə toplanmalıdır. Raf arxaları, qapı arxaları, künclər kimi gözlənilməyən yerlər nəzarət edilməlidir. Sayım tarixindən əvvəlki sənədlərin tamamlanmasına, satışların ötürülməsinə diqqət edilməlidir.

Sayım texnikası baxımından, sahələrə ayrılmış sayım mexanında hər rəfdən fərqli üç nəfərin keçməsi üstünlük verilə bilər. İlki, yuxarıda söz etdiyimiz toplanma, saymaya hazırlama addımını, ikincisi əl ilə saydıqdan sonra bir kağıza yazıb məhsulların üzərinə yapışdırma addımını, üçüncüsü isə sayı nəzarət edərək əl terminalinə giriş addımını tətbiq edə bilər.

Daha təhlükəsiz sayım nəticələri əldə etmək üçün, hər sahənin ikinci dəfə fərqli bir nəfər tərəfindən sayılması planlana bilər. Bu halda ilk sayımla birlikdə stok müqayisəsi edilir, ardınca ikinci sayım edildikdə həm stok, həm də iki sayım nəticəsi birlikdə nəzərə alınaraq üçlü nəzarət tətbiq edilir.

2.DerinUs Əl Terminalı İstifadəsi

Əl terminalında fayllar açılaraq bir neçə terminal və istifadəçi ilə sayım edilə bilər. Çakışmalar üçün fayl içi və cəmi sayılan sayılar hər an görünə bilər. Sayım idarəetmə ara yüzündə, terminallarda daxil edilən məlumatlar anında izlənə bilər və hesabatlana bilər. Terminalda əməliyyatlar uzaq erişimlə, birbaşa sistemə bağlı olaraq edilir, buna görə tanımsız məhsullar oxunduğu anda fərq edilir. Sayım saylarında düzəliş lazım olduqda, eyni məhsul oxunaraq 0 say qeydi edilir.

Sayım faylı kompüterdə göstərilir və dəyişdirilə bilər. Silmə əməliyyatı yalnız kompüterdə edilə bilər və mütləq bir fayla yazılmalıdır.

İstifadəçi və sahələr üçün açılacaq faylları yaxşı planlamaq lazımdır. Bu sahələrin sərhədləri istifadəçilər üçün müəyyənləşdirilməlidir.

3.Sayım-Stok Müqayisə Addımı
Təsdiqləmədən əvvəl bir çox aspektdən müqayisə edilir. Lakin aradan keçən zaman başqa çətinliklər çıxaracağı üçün, nəzarətlər ən qısa müddətdə tamamlanmalıdır. Seçilmiş sayım faylı və ya o mexanın bütün faylları üçün hesabat əldə edilə bilər. Yuxarıdakı fərq səbəblərinə görə müxtəlif əməliyyatlar edilir. Sayım səhvlərini nəzarət edərkən, satış qiymətindən, saydan və məbləğdən ediləcək çoxdan aza sıralamalarla bəzi səhvlər tez tutula bilər. Unudulmuş satış verilənləri ötürülə bilər, Z hesabatı tutmaması kimi problemi olan günlər yenidən ötürülə bilər. Səhv sənədlər, unudulmuş sənədlər geriyə doğru daxil edilir.

Barkod təyinatı və məhsul təyinatı səhvləri, adətən artı və minus stok olaraq iki ayrı məhsul görüntüsündə fərq edilir. Bu məhsullar üçün məhsul daşıma (hərəkət birləşdirmə) edilir.

Sayım təsdiqlənənə qədər edilən geriyə doğru girişlərdə, məhsullar saymağa girməyibsə, bu sayların sayım faylasına əlavə edilməsinə diqqət edilməlidir.

4.Sayım Təsdiqi
Sayım təsdiqi ilə bağlı ən vacib məlumat, sayımın əsas alınacağı tarihtir. Təsdiqləmədən əvvəl alınan müqayisə və nəzarət hesabatlarında, sayım fayllarının yaradılma tarixi istifadə edilir. Fərqli tarixlərdə sayılan məhsulların, müəyyən bir tarixdə sayılmış kimi sistemə yazılma vəziyyəti üçün, təsdiqləmə addımında əlavə bir tarix verilir. Təsdiqləmə zamanı, əməliyyatlar davam etdiyi müddətdə istifadəçilərə kömək edəcək müxtəlif məlumatlar ekranda jurnal olaraq göstərilir.

Eşitleyərək Təsdiqləmə

Sayılan məhsulların stok saylarına sayım nəticəsini verəcək şəkildə, yalnız fərqlər üçün giriş və çıxış hərəkətləri yaradılır. Adətən az saylı siyahılarda və fərqin az olduğu hallarda istifadə edilir.

Sayılmayanları sıfırlama seçimindən asılı olaraq, sayımda heç keçməyən məhsulların stok sayları sıfırlanır. Burada, ‘Məhsul Seçici’ ilə bir qrup məhsulun göstərilməsi çox vacibdir. Sayımı edilən məhsulların qrup xüsusiyyətləri bir-bir seçilməli və bu qrupa aid məhsulların tamamı sayılmalıdır. Sayılmayan məhsul hesabatı bu nöqtədə ən yaxşı köməkçi olur.

Bu sayım təsdiqləmə metodunda ən çox düşülen səhv, sistemin yaratdığı sayım sənədlərində, sayımdakı sayları görməyi gözləməkdir. Halbuki, burada yalnız stokla sayım sayları arasındakı fərqlər mövcuddur. Bu fərqə əsaslanaraq, yaranan iki fayldan giriş və ya çıxış növündə olan sənəddə axtardığımız məhsulu tapırıq.

Sıfırlayaraq Təsdiqləmə
Sayımı edilən məhsulların stoğu sıfıra çəkilecek şəkildə çıxış (eksilər üçün giriş) hərəkətləri yaradılır. Ardından sayım nəticələri bir giriş sənədi olaraq yazılır. Adətən tam mexanik sayımlarda və fərqin çox olduğu hallarda istifadə edilir. Bu təsdiqləmə metodunda ən çox soruşulan mövzu, 3 saylı sayım sənədinin yaranmasıdır. İlk iki sənəddə stoğu artı və eksi olan məhsullar ayrı-ayrı sıfırlanır. 3. sənəd isə sayım nəticələrini ehtiva edir.

Sifariş Sistemləri və Yerli Düzəliş

İdeal olaraq, günlük eksikliklərin mağazalarda sayılması və informasiya işləməyə ehtiyac olmadan avtomatik olaraq düzəlişinin edilməsi gözlənilir. Daha vacibi, eksikliklər, avtomatik sifariş prosesinin xaricində qalır. Buna görə eksiklikli məhsullar həftəlik və ya gündəlik olaraq məsul şəxslərə avtomatik olaraq hesabatlanır. İnformasiya işləmə, bu vəziyyətdəki məhsulları çox diqqətlə izləməlidir. Bu prosesi yönəlik DerinSİS'də 'Yerli Düzəliş' funksiyası mövcuddur və əl terminalında çox praktik şəkildə tətbiq edilir.

SKT Bazlı Sayım

SKT prosesinin effektiv olduğu layihələrimizdə, kare barkodla edilən sayım nəticələri, SKT bazasında stok düzəlişi edəcək şəkildə işləyir. Bu özgün struktura, yalnız məhsulların stok sayları üçün düzəliş hərəkətləri yaradılmır, etiketlərdə olan SKT tarixlərini tutacaq şəkildə doğru giriş və çıxış hərəkətləri yaradılır.