Stok sayımında nələrə diqqət edilməlidir?

Sayım prosesi, əl terminallarının gətirdiyi asanlıqlara görə ya çox laqeyd qəbul edilir, ya da bütün mexaniki sayımın səbəb olduğu gözdə böyüdülərək çox çətin olacağı və fayda verməyəcəyi düşünülərək qaçınılan bir prosesdir. Mağazalarda və anbarda çalışan bir çox insan sayım üçün vəzifələndirilə bilər və sayım mövzusuna yadigardır. Stok və sayımla bağlı hər kəsin bildiyi hesab olunan mövzular, yenidən hər kəsə anlatılmalıdır. Sayım prosesinin ən əsas mövzusu, giriş və ya çıxış edərkən sayımın edilməyəcəğidir, yalnız mağazaların bağlı olduğu vəziyyətdə edilə bilər. Stok müqayisəsi gün sonuna görə ediləcəyi üçün, iş günü sonu və ya başlanğıcında edilməlidir. Qrup əsaslı sayımlarda da, o qrupa aid məhsullarda satış daxil heç bir hərəkətin edilməyəcəyinə əmin olmaq lazımdır.

Sayımda diqqət ediləcək mövzular, hər kateqoriya üçün fərqlidir. Məhsulların qablaşdırma xüsusiyyətləri, nümayiş xüsusiyyətləri, satış prosesləri, satış sürəti kimi bir çox amil, sayımda edilməsi lazım olanları fərqləndirir.

Şirkət içi göndərmə proseslərinə əlavə olaraq diqqət yetərək, anbarın göndərdiyi, lakin məhsulların mağazaya çatmadığı anda sayım edilməməlidir. Yaxud iade qaiməsi/fakturası kəsilib, lakin hələlik fiziki çıxış edilməmiş məhsullar ola bilər. Sayım günü və saatlarını seçərkən, bu tip sənəd girişi və fiziki əməliyyatların bütövlüyü nəzərə alınmalıdır.

Sayım prosesi, əl terminali və kompüter olaraq iki mühitdə həyata keçirilir. Derinus uzaq erişim üzərindən verilən bazasına onlayn olaraq bağlı işləyir, heç bir köçürmə tələb etmir. Sayım hazırlığı, sayma prosesi, nəzarəti və təsdiqlənməsi olaraq 4 addımda həyata keçirilir.

Sayım Çeşitləri

 Tam mexaniki sayımda, təsdiqləmə ilə birlikdə sayılmayan məhsullar sıfırlanır. Digərlərinin stok sayı sayım saylarına bərabərlənir.
 Bir qrup məhsul sayımında, məhsul seçicidə sayılan qrup təyin edilir və sayım olmayıp bu qrupda olanlar sıfırlanır. Buna görə məhsul seçicidən göstərilən məhsul qrupu həqiqətən sayılan məhsullara uyğun olmalıdır. Məsələn, bir markanın, kateqoriyanın tamamını saymaq lazımdır.
 Minus stok sayımında da, təsdiqləmə ilə birlikdə, stoğu minus olan və sayılmayanların sıfır olduğu qəbul edilir. Buna görə minus stokların tamamının yaxşı araşdırıldığından əmin olunmalıdır.
 Sistem siyahısı sayımında, müəyyən bir məqsəd üçün sistem sayım siyahıları yaradır. Bu məhsulların sayılması təmin edilir. Məsələn, hər gün fərqli 25 məhsul sistem siyahıları. Bahalı məhsullar, çox satılan məhsullar və s. kimi bir məntiqlə siyahılar avtomatik olaraq yaradıla bilər. Mağazalar sayımı həyata keçirir və mərkəz nəticələri nəzərdən keçirir.

Stok və Sayım Fərqlilik Kaynakları

 Natamam sənədlər, yanlış məhsul/say girişləri
 Kassirlərin yanlış məhsul oxutmaları
 Sayımın yanlış edilməsi
 Barkod təyinat yanlışlıqları
 Qutu/say təyinat yanlışlıqları
 Sayım öncəsi dövrədə mağaza POS sistemi, Z hesabatları və mərkəz məlumatları uyğun olmayan günlər
 Sənəd göndərmə tarixləri və əməliyyat tarixlərinin doğru girilməməsi
 Bantlı promo məhsulları, paketli alıb tək-tək satılan
 Ağırlıqlı məhsullar başlı-başına problemdir
 Mağazalar arası göndərmələrin işlənməməsi
 Mağazalar və anbarlar arası göndərmələrdə qarşılıqlı nəzarətin olmaması, say fərqlilikləri
 Şirkət içi istifadənin qeydə alınmaması
 Zədələnmiş/sınmış məhsulların qeydə alınmaması
 İade məhsullarının işlənməməsi

Və əlbəttə ki, ən sonda oğurlanmış məhsullar! Diqqət etsəniz, bütün bu əməliyyat növlərinə görə hərəkət girişləri ana menyuda yerləşir. Bu vəziyyətdə, əslində sayım hərəkətləri də yalnız oğurluğa və səbəbi bilinməyən stok itkilərinə uyğun gəlməlidir.

Sayım Prosesinin Əsas Addımları

1. Fiziki və sistemli baxımdan hazırlıqlar edilməlidir. Ani sayımlar xaricində personalın məlumatlandırılmasına önəm verilməlidir.

2. Son bağlanma saatindən, növbəti satışın başlanğıcına qədər və bir dəfə tamamlanmalıdır.

3. Ardından, sayım və stok müqayisələri edilir. Sayım fərqlərinin bir çox səbəbi var. Ən əvvəl yanlış sənəd girişləri və yanlış kassir satışları gəlir. Stok və sayım fərqi səbəbləri üçün sıralanan maddələrə diqqət edilməlidir. Digər ortaya çıxacaq problemlərin mənbələri də siyahıya alınmalı və həllinə çalışılmalıdır. Bütün problem mənbələri üçün həllər hazırlanmalı, tərəflərə təlimlər verilməli və zəruri qərarlar alınmalıdır.

4. Nəhayət, sayım təsdiqlənir. Sayım tarixindən geriyə doğru sənəd girişi edilmir, edilməsi zəruri olarsa sayım sənədlərində də düzəliş edilməməlidir. Bunun üçün Sistem İdarəetməsindəki tarixi ayarlar verilərək nəzarət təmin edilə bilər.

1.Tam Mexaniki Sayımlar üçün Tövsiyələr
Fiziki olaraq saymağa başlamadan əvvəl, rəflərdə və anbarlarda hazırlıqlar edilməlidir. Məhsulların saxlanma şəraiti saymaya uyğun hala gətirilməlidir. Fərqli yerlərə dağılmış məhsullar, mümkünsə eyni sahəyə toplanmalıdır. Raf arxaları, qapı arxaları, künclər kimi gözlənilməyən yerlər nəzərdən keçirilməlidir.

Sayım texnikası baxımından, sahələrə ayrılmış sayım mexanında hər rəfdən fərqli üç nəfərin keçməsi üstünlük verilə bilər. Birincisi, yuxarıda söz etdiyimiz toplama, saymaya hazırlama addımını, ikinci isə əl ilə saydıqdan sonra məhsulların üzərinə yazaraq yapışdırma addımını, üçüncüsü isə sayı nəzərə alaraq əl terminalına giriş addımını tətbiq edə bilər.

Sistem baxımından hazırlıqlar, sənədlərin tamamlama istiqamətində edilir. Sayım tarixindən əvvəlki sənədlərin tamamlanması zəruridir. Satışların ötürülməsi də vacib bir nöqtədir. Zəruri hallarda, sayım zamanı sayılmış sahəyə giriş və ya çıxış edilirsə, eyni sayılar qeydli sayım dəyərlərində düzəliş edilə bilər.

Adətən sayımda daha çox terminala ehtiyac duyulduğu üçün, müvəqqəti olaraq sistemə uyumlu əl terminalları istifadə edərək proses sürətləndirilə bilər. Varsa digər anbar və mağazalardan terminal alımı planlanmalıdır. Gərəkirsə, normaldan çox uzaq erişim lisenziyası təmin edilməlidir.

Sayımı həyata keçirəcək komandanın təcrübəsiz olduğu və ya məhsul qruplarının sayımının çətin olduğu hallarda, və ya daha etibarlı sayım nəticələri əldə etmək üçün, hər bir sahənin ikinci dəfə fərqli şəxs tərəfindən sayılması planlana bilər. Bu halda ilk sayımla birlikdə stok müqayisəsi edilir, ikinci sayım edildikdə isə həm stok, həm də iki sayım nəticəsi birlikdə nəzərdən keçirilərək üçlü nəzarət tətbiq edilir.

2.DerinUs əl terminalı istifadəsi
Əl terminalında fayllar açılaraq birdən çox terminal və istifadəçi ilə sayım edilə bilər. Toqquşmalar üçün fayla daxili və ümumi sayılan sayılar hər an görünə bilər. Sayım idarəetmə araüzeyində, terminallarda girilən məlumatlar anında izlənilə və hesabatlana bilər. Terminalda əməliyyatlar uzaq erişimlə, birbaşa sistemə bağlı olaraq edilir, buna görə təyin olunmamış məhsullar oxunduğu anda fərq edilir. Sayım saylarında düzəliş lazım olduqda, eyni məhsul oxutularaq 0 say qeydi edilir.

Sayım faylı kompüterdə göstərilir və dəyişdirilə bilər. Silmə əməliyyatı yalnız kompüterdə edilə bilər və mütləq bir fayla yazılmalıdır.

İstifadəçi və sahələr üçün açılacaq faylları yaxşı planlaşdırmaq lazımdır. Bu sahələrin sərhədləri istifadəçilər üçün müəyyənləşdirilməlidir.

3.Sayım-Stok Müqayisə Addımı
Təsdiqləmədən əvvəl bir çox baxımdan müqayisə edilir. Lakin aradan keçən zaman başqa çətinliklər çıxartacağı üçün, nəzarətlər ən qısa müddətdə tamamlanmalıdır. Seçilmiş sayım faylı və ya o mexanizmin bütün faylları üçün hesabat alına bilər. Yuxarıdakı fərq səbəblərinə görə müxtəlif əməliyyatlar edilir. Sayım yanlışlıqlarını nəzərdən keçirərkən, satış qiymətindən, saydan və dəyərdən çoxdan aza sıralamalarla bəzi səhvlər tez bir zamanda aşkar edilə bilər. Unudulmuş satış məlumatları ötürülə bilər, Z hesabatı tutmaması kimi problemi olan günlər yenidən ötürülə bilər. Yanlış sənədlər, unudulmuş sənədlər geriyə doğru girilir.

Barkod təyinat və məhsul təyinat yanlışlıqları, adətən artı və minus stok olaraq iki ayrı məhsul şəklində fərq edilir. Bu məhsullar üçün məhsul daşıma (hərəkət birləşməsi) edilir.

Sayım təsdiqlənənə qədər edilən geriyə doğru girişlərdə, məhsullar saymağa girməyibsə, bu sayların sayım faylına əlavə edilməsinə diqqət edilməlidir.

4.Sayım Təsdiqlənməsi
Sayım təsdiqlənməsi ilə bağlı ən vacib məlumat, sayımın əsas alınacağı tarixdir. Təsdiqləmədən əvvəl alınan müqayisə və nəzarət hesabatlarında, sayım fayllarının yaradılma tarixi istifadə edilir. Fərqli tarixlərdə sayılan məhsulların, müəyyən bir tarixdə sayılmış kimi sistemə yazılma vəziyyəti üçün, təsdiqləmə addımında əlavə olaraq bir tarix verilir.

Təsdiqləmə zamanı, əməliyyatlar davam etdiyi müddətdə istifadəçilərə kömək edəcək müxtəlif məlumatlar ekranda jurnal olaraq göstərilir.

Sayım faylasında olan məhsulların sistemdə olmaması vəziyyətində dəyişən barkod məlumatına baxılaraq ‘məhsul ID’sini dəyişmə imkanı vardır. Əlavə olaraq istifadəçi sistemdə olmayan məhsullar var xətasını aldıqda, sayım ötürülməsini davam etdirmə, dayandırma və ya yuxarıdakı nəzarəti təmin etmə seçimləri ilə qarşılaşır. Ötürmə vəziyyət göstərilməsində səhv vəziyyətlər qırmızı rəngdə göstərilir.

Eşitleyərək Təsdiqləmə

Sayılan məhsulların stok sayları sayım nəticəsini verəcək şəkildə, yalnız fərqlər üçün giriş və çıxış hərəkətləri yaradılır. Adətən az saylı siyahılarda və fərqliliyin az olduğu hallarda istifadə edilir.

Sayılmayanları sıfırlama seçiminə bağlı olaraq, sayımda heç keçməyən məhsulların stok sayları sıfırlanır. Burada, ‘Məhsul Seçici’ ilə bir qrup məhsulun göstərilməsi çox vacibdir. Sayımı edilən məhsulların qrup xüsusiyyətləri bir-bir seçilməlidir və bu qrupa aid məhsulların hamısı sayılmalıdır. Sayılmayan məhsul hesabatı bu nöqtədə ən yaxşı köməkçidir.

Bu sayım təsdiqləmə metodunda ən çox düşülen səhv, sistemin yaratdığı sayım sənədlərində, sayımdakı sayları görməyi gözləməkdir. Halbuki burada yalnız stokla sayım sayları arasındakı fərqlər var. Bu fərqə əsasən, yaranan iki fayldan giriş və ya çıxış növündə olan sənəddə axtardığımız məhsulu tapırıq.

Sıfırlayaraq Təsdiqləmə

Sayımı edilən məhsulların stoğu sıfıra çəkiləcək şəkildə çıxış (eksiler üçün giriş) hərəkətləri yaradılır. Ardından sayım nəticələri bir sənəd olaraq yazılır. Adətən tam mexaniki sayımlarda və fərqliliyin çox olduğu hallarda istifadə edilir. Bu təsdiqləmə metodunda ən çox soruşulan mövzu, 3 sayım sənədinin yaranmasıdır. İlk iki sənəddə stoğu artı və eksi olan məhsullar ayrı-ayrı sıfırlanır. 3. sənəd isə sayım nəticələrini ehtiva edir.

Digər Mövzular

İdeal olaraq, günlük minus stokların mağazalarda sayılması və informasiya texnologiyaları bölməsinin müdaxiləsi olmadan avtomatik olaraq düzəldilməsi gözlənilir. Daha vacibi, minus stoklar, avtomatik sifariş prosesinin xaricində qalır. Buna görə minus stoklu məhsullar həftəlik və ya gündəlik olaraq aidiyyəti şəxslərə avtomatik olaraq hesabatlanır. İnformasiya texnologiyaları bölməsi, bu vəziyyətdəki məhsulları çox diqqətlə izləməlidir.

Sayımların tutarlı şəkildə qiymətləndirilməsi daha çox mühasibatlığı maraqlandırsa da, gəlirlilik baxımından satın almanı da yaxından təsir edir. Sayım fərqi hərəkətlərində adətən son alış qiymətləri istifadə edilir.

Sayımı edən şəxslərin stok saylarını görməklə və ya görmədən sayma etməsi də vacib bir qərardır. Bəzi hallarda stok məlumatı məhsulun fərqli yerlərdə də saxlanıldığını göstərə bilər, buna görə üstünlük təşkil edə bilər. Digər tərəfdən, sayım saylarının girişində asanlığa səbəb ola bilər və stok saylarının eynən girilməsinə səbəb ola bilər. Sayımı edəcək şəxslərin və məhsulların vəziyyətinə görə bu məsələdə qərar verilməlidir.